Song Hausverwaltung +43 677 633 85 219

Datenschutz

Datenschutzerklärung

隐私政策

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Song Hausverwaltung e.U. verarbeitet werden. Sie richtet sich insbesondere an Besucher unserer Website, Wohnungseigentümer, Mieter sowie Lieferanten, Professionisten und sonstige Geschäftspartner.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Song Hausverwaltung e.U.
Inh. Xiaotian Song
Hackhofergasse 1
1190 Wien
Österreich

Telefon: +43 677 633 85 219
E-Mail: office@song-hv.at

Bei bestimmten gemeinschaftsbezogenen Verwaltungsvorgängen kann die jeweilige Eigentümergemeinschaft datenschutzrechtlich Verantwortliche sein. Song Hausverwaltung e.U. handelt in diesen Fällen als bestellter Verwalter und Vertreter der Eigentümergemeinschaft.

Anfragen zum Datenschutz können in jedem Fall an office@song-hv.at gerichtet werden.

2. Herkunft und Kategorien personenbezogener Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten entweder unmittelbar von Ihnen oder – soweit dies für unsere Tätigkeit erforderlich und rechtlich zulässig ist – aus anderen Quellen.

Dazu zählen insbesondere:

das Grundbuch, Eigentümergemeinschaften, Wohnungseigentümer, Vermieter, Bauträger, Voreigentümer, vorherige Hausverwaltungen, Ablese- und Wärmeabrechnungsunternehmen, Behörden und Gerichte sowie sowie sonstige mit der Verwaltung einer Liegenschaft befasste Stellen.

Wir verarbeiten je nach Verwaltungs- oder Vertragsverhältnis insbesondere folgende Daten:

Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, Zustelladressen, Objekt- und Eigentumsdaten, Nutzwerte und Miteigentumsanteile, Miet- und Vertragsdaten, Bankverbindungen, Vorschreibungen, Zahlungen und Zahlungsrückstände, Verbrauchsdaten, Schadens- und Instandhaltungsdaten, Protokolle, Abstimmungsverhalten sowie sowie verwaltungsbezogenen Schriftverkehr.

3. Website

Hosting und technische Zugriffsdaten

Unsere Website wird durch einen externen Hosting-Dienstleister technisch bereitgestellt.

Beim Aufruf der Website können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten oder Dateien, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und technische Statusinformationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt, um unsere Website sicher, stabil und funktionsfähig bereitzustellen sowie technische Störungen und Angriffe erkennen und abwehren zu können.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technische Zugriffsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse oder die Abwehr von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Bezieht sich Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer ordnungsgemäßen geschäftlichen Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Dienste.

Soweit technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich der Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Funktionen der Website.

4. Wohnungseigentümer und Eigentümergemeinschaften

Im Rahmen der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten verarbeiten wir personenbezogene Daten von Wohnungseigentümern insbesondere für die laufende Verwaltung der Liegenschaft und der Eigentümergemeinschaft.

Die Verarbeitung dient unter anderem:

der Kommunikation mit Wohnungseigentümern, Zustellungen und Verständigungen, der Erstellung von Vorschreibungen und Abrechnungen, der Verwaltung der Rücklage, der Einhebung und Verfolgung offener Forderungen, der Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung, der Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, der Durchführung und Dokumentation von Beschlussfassungen sowie sowie der Organisation von Erhaltungs-, Wartungs- und Reparaturmaßnahmen.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen nach dem WEG 2002 oder anderen anwendbaren Vorschriften erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus können erforderliche Verarbeitungsvorgänge auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Diese Interessen bestehen insbesondere in der ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Verwaltung der Liegenschaft, der Einhebung offener Forderungen, der Sicherung der Liquidität der Eigentümergemeinschaft sowie der Wahrung ihrer rechtlichen und wirtschaftlichen Interessen.

Haben Sie uns zusätzlich persönlich mit einer Leistung beauftragt, etwa mit der Verwaltung oder Vermietung Ihres Wohnungseigentumsobjekts, erfolgt die dafür erforderliche Verarbeitung auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitergabe an andere Wohnungseigentümer

Nach Maßgabe des § 20 Abs. 8 WEG können Namen und Zustellanschriften anderer Wohnungseigentümer bekannt gegeben werden, wenn dies zur Verständigung im Zusammenhang mit der Ausübung wohnungseigentumsrechtlicher Rechte und Gestaltungsmöglichkeiten erforderlich ist.

Die erhaltenen Daten dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden.

E-Mail-Adressen werden nach Maßgabe des § 20 Abs. 8 WEG nur mit Einwilligung des betreffenden Wohnungseigentümers weitergegeben.

Telefonnummern werden nur bekannt gegeben, wenn dafür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.

Angaben zu Zahlungsrückständen einzelner Wohnungseigentümer werden nur offengelegt, soweit dies für die ordnungsgemäße Verwaltung, Rechnungslegung, Forderungsbetreibung oder Wahrnehmung rechtlicher Ansprüche erforderlich und zulässig ist.

5. Mieter

Im Rahmen der Verwaltung einer Liegenschaft können wir personenbezogene Daten von Mietern verarbeiten.

Dazu gehören insbesondere:

Name und Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Mietgegenstand, Vertrags- und Mietzinsdaten, Kaution, Bankverbindung, Zahlungen und Zahlungsrückstände, Verbrauchsdaten, Schadensmeldungen sowie sowie verwaltungsbezogener Schriftverkehr.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Kommunikation, administrativen Betreuung des Mietverhältnisses, Vorschreibung und Zahlungsabwicklung, Durchführung des Mahnwesens, Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung, Bearbeitung von Schadensmeldungen sowie Organisation von Reparatur- und Erhaltungsmaßnahmen.

Soweit Song Hausverwaltung e.U. nicht selbst Vertragspartei des Mietvertrags ist, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die berechtigten Interessen bestehen insbesondere in der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft, der administrativen Betreuung des Mietverhältnisses, der Einhebung offener Forderungen und der Wahrung rechtlicher und wirtschaftlicher Interessen des Vermieters bzw. der Eigentümerseite.

6. Lieferanten, Professionisten und Geschäftspartner

Im Rahmen geschäftlicher Beziehungen verarbeiten wir insbesondere Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Firmenanschriften, Bankverbindungen, Angebote, Aufträge, Leistungsnachweise, Rechnungen sowie geschäftlichen Schriftverkehr.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Einholung und Prüfung von Angeboten, zur Auftragserteilung, Koordination und Durchführung von Arbeiten, zur Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung sowie zur Geltendmachung oder Abwehr von Gewährleistungs-, Schadenersatz- und sonstigen Rechtsansprüchen.

Bei natürlichen Personen und Einzelunternehmern, mit denen wir unmittelbar einen Vertrag abschließen, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Ansprechpartnern von Unternehmen erfolgt die Verarbeitung insbesondere aufgrund unseres berechtigten Interesses an der ordnungsgemäßen Durchführung der Geschäftsbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder sonst rechtlich zulässig ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

Eigentümergemeinschaften und Wohnungseigentümer, Vermieter und Mieter, Professionisten und Handwerker, Hausbetreuungsunternehmen, Rauchfangkehrer, Ablese- und Wärmeabrechnungsunternehmen, Banken und Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Förderstellen, Sachverständige und Gutachter, beauftragte Makler, IT-, Hosting-, Software- und Telekommunikationsdienstleister, Steuerberater, Rechtsanwälte und Inkassodienstleister, Schlichtungsstellen, Gerichte und Behörden sowie sowie bei einem Verwaltungswechsel die nachfolgende Hausverwaltung bzw. die Eigentümergemeinschaft.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie – soweit gesetzlich erforderlich – nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

Andere Empfänger, beispielsweise Banken, Rechtsanwälte, Gerichte oder Behörden, können personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortliche verarbeiten.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die weitere Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Eigentümer- und Mieterdaten:
für die Dauer des jeweiligen Eigentums-, Miet- bzw. Verwaltungsverhältnisses und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Pflichten oder Rechtsansprüche dies erfordern.

Buchhaltungs-, Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen:
nach Maßgabe der jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere gemäß § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre sowie – soweit anwendbar – gemäß § 212 UGB grundsätzlich sieben Jahre. Bei relevanten anhängigen Verfahren kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

Unterlagen zu Bauleistungen, Sanierungen, Gewährleistungs- und Schadensfällen:
für die Dauer der jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungs-, Gewährleistungs- und Verjährungsfristen sowie darüber hinaus, soweit sie für die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Anfragen:
bis zur abschließenden Bearbeitung und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Pflichten oder berechtigte Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Endet unsere Verwaltung einer Liegenschaft, werden die für die weitere Verwaltung erforderlichen Unterlagen nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben an die nachfolgende Hausverwaltung oder die Eigentümergemeinschaft übergeben.

9. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich oder für die Durchführung von Verwaltungs- oder Vertragsaufgaben erforderlich sein.

Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, können bestimmte gesetzliche oder vertragliche Leistungen gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erbracht werden.

Soweit die Bereitstellung freiwillig erfolgt, entstehen aus einer Nichtbereitstellung grundsätzlich keine nachteiligen Folgen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffenen Personen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie sowie Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten aufgrund berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

Song Hausverwaltung e.U.
Hackhofergasse 1
1190 Wien
E-Mail: office@song-hv.at

12. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich

E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at